旅游者的旅游计划变更或取消时，旅行社采购人员应根据铁路部门的下列规定帮助办理退票手续，并交纳退票费：①在发站，团体旅游者须在开车48小时以前或散客旅游者在开车前提出退票，可从铁路部门获得全部车票票价。如散客旅游者乘坐新型空调车，则须在开车2小时前办理退票手续。②旅游者或其同行人生病，在车票有效期内，凭医疗单位证明或经车站证实后，可办理退票手续。旅游者在发站的，退还全部车票价；在中途站的，退还已收票价同已乘区间车票票价的差额。③退还带有“行”字戳迹的客票时，应先办理行李变更手续。另外，旅行社如果组织了大批量旅游者，需要采购火车专列时，可通过同铁路部门签订临时协议来保障。协议书由双方协商之后根据约定来签署。