住院病案的形成比门诊病案的形成更具有系统性。患者是医院的主体部分，从患者开始到住院处办理住院手续到出院的全部过程，是医务人员相互工作的结果，如医师、护士、实验室和其他医技科室人员、营养师、住院处及结账处的工作人员等。整个过程产生了大量有价值的医疗卫生信息，这些信息经过病案管理人员的整理、加工形成了住院病案。